Progress-servis55.ru

Новости из мира ПК
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

База данных клиентов в access

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Практическая работа. Создание Базы данных Заказы в MS Access

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Практическая работа №1

Тема: «Создание БД Заказы»

для студентов 2 курса специальности 10.02.03

Информационная безопасность автоматизированных систем

1. Научиться создавать базы данных в Access с помощью конструктора таблиц,

2. Научиться устанавливать связи между таблицами в базе данных.

MS Access – СУБД, система управления базами данных реляционного типа,

MS Access – совокупность языковых и программных средств для создания баз данных и проведения манипуляций над ними.

Хранение информации предметной области

Обеспечение доступа к данным через запросы

Сокращение избыточности и дублирования данных

Обеспечение целостности данных (правильности их содержания): исключение противоречий в содержании, исключение потерь и т.п.

БД – совокупность данных, относящихся к определенной предметной области/ задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобный доступ.

Таблица – базовый объект БД, предназначенный для хранения записей (строк) и полей (столбцов). Каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Первичный ключ – поле/набор полей, однозначно определяющих запись. Первичный ключ связывает данные из нескольких таблиц и объединяет эти данные по заданному принципу.

Поле первичного ключа можно использовать в других таблицах для ссылки на таблицы, являющиеся источником первичного ключа. В таком случае, в таких таблицах первичный ключ будет называться внешним (или вторичным) .

Самым простым вариантом является создание ключа с типом данных Счетчик.

Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным ключом .

Схема данных – окно для создания, просмотра, изменения, разрыва связей между таблицами. Связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Типы связей между таблицами:

Один к одному. Каждой записи в первой таблице соответствует связанная запись во второй таблице. Отношения этого типа используются редко, поскольку такие сведения обычно хранятся в одной таблице. Цель – для разделения таблицы, содержащей много полей.

Один ко многим. Каждой записи в первой таблице соответствует много записей во второй таблице, и наоборот.

Многие ко многим. Каждой записи в первой таблице соответствует множество записей во второй таблице, а каждой записи во второй таблице соответствует множество записей в первой таблице. Реализуется такой тип отношений только с помощью промежуточной таблицы с отношениями Один ко многим . Первичный ключ обоих таблиц вставляется в третью таблицу.

Параметры изменения связи:

Обеспечение целостности данных – перенос данных из одной таблицы в другую. Это невозможно, если типы полей разные.

Каскадное обновление связанных полей – изменение в одной таблице автоматически приведет к изменениям в другой.

Каскадное удаление связанных записей – удаление записи из одной таблицы приведет к удалению записей в подчиненных таблицах.

Создать БД: Файл/Создать

Создать таблицу: Создание/Таблица

Создать таблицу с помощью конструктора: Создание/ Конструктор таблиц

Изменить таблицу с помощью конструктора: Главная/Режим/Конструктор

Задание 1. Создать БД Заказы

1. Открыть MS Access

2. Создать новую БД Заказы

3. Сохранить БД Заказы на рабочем столе!

Задание 2. Создать таблицу Клиенты по образцу с помощью конструктора таблиц

1. Создать таблицу Клиенты с помощью конструктора: Создание/Конструктор таблиц

В режиме Конструктора таблица выглядит так:

2. Заполнить таблицу данными в режиме таблицы. Внесите не менее десяти записей.

Задание 3. Создать таблицу Сотрудники по образцу

1. Создать таблицу Сотрудники с помощью конструктора: Создание/Конструктор таблиц

Практическая работа. Создание Базы данных Заказы в MS Access

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Практическая работа №1

Тема: «Создание БД Заказы»

для студентов 2 курса специальности 10.02.03

Информационная безопасность автоматизированных систем

1. Научиться создавать базы данных в Access с помощью конструктора таблиц,

2. Научиться устанавливать связи между таблицами в базе данных.

MS Access – СУБД, система управления базами данных реляционного типа,

MS Access – совокупность языковых и программных средств для создания баз данных и проведения манипуляций над ними.

Хранение информации предметной области

Обеспечение доступа к данным через запросы

Сокращение избыточности и дублирования данных

Обеспечение целостности данных (правильности их содержания): исключение противоречий в содержании, исключение потерь и т.п.

БД – совокупность данных, относящихся к определенной предметной области/ задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобный доступ.

Таблица – базовый объект БД, предназначенный для хранения записей (строк) и полей (столбцов). Каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Первичный ключ – поле/набор полей, однозначно определяющих запись. Первичный ключ связывает данные из нескольких таблиц и объединяет эти данные по заданному принципу.

Поле первичного ключа можно использовать в других таблицах для ссылки на таблицы, являющиеся источником первичного ключа. В таком случае, в таких таблицах первичный ключ будет называться внешним (или вторичным) .

Самым простым вариантом является создание ключа с типом данных Счетчик.

Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным ключом .

Схема данных – окно для создания, просмотра, изменения, разрыва связей между таблицами. Связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Типы связей между таблицами:

Один к одному. Каждой записи в первой таблице соответствует связанная запись во второй таблице. Отношения этого типа используются редко, поскольку такие сведения обычно хранятся в одной таблице. Цель – для разделения таблицы, содержащей много полей.

Один ко многим. Каждой записи в первой таблице соответствует много записей во второй таблице, и наоборот.

Многие ко многим. Каждой записи в первой таблице соответствует множество записей во второй таблице, а каждой записи во второй таблице соответствует множество записей в первой таблице. Реализуется такой тип отношений только с помощью промежуточной таблицы с отношениями Один ко многим . Первичный ключ обоих таблиц вставляется в третью таблицу.

Параметры изменения связи:

Обеспечение целостности данных – перенос данных из одной таблицы в другую. Это невозможно, если типы полей разные.

Каскадное обновление связанных полей – изменение в одной таблице автоматически приведет к изменениям в другой.

Каскадное удаление связанных записей – удаление записи из одной таблицы приведет к удалению записей в подчиненных таблицах.

Создать БД: Файл/Создать

Создать таблицу: Создание/Таблица

Создать таблицу с помощью конструктора: Создание/ Конструктор таблиц

Изменить таблицу с помощью конструктора: Главная/Режим/Конструктор

Задание 1. Создать БД Заказы

1. Открыть MS Access

2. Создать новую БД Заказы

3. Сохранить БД Заказы на рабочем столе!

Задание 2. Создать таблицу Клиенты по образцу с помощью конструктора таблиц

1. Создать таблицу Клиенты с помощью конструктора: Создание/Конструктор таблиц

В режиме Конструктора таблица выглядит так:

2. Заполнить таблицу данными в режиме таблицы. Внесите не менее десяти записей.

Задание 3. Создать таблицу Сотрудники по образцу

1. Создать таблицу Сотрудники с помощью конструктора: Создание/Конструктор таблиц

Готовые шаблоны для MS Access: где скачать?

Если вы только начинаете работу с MS Access или хотите сэкономить время, вы можете использовать бесплатные шаблоны баз данных. Где их скачать, расскажем в этой статье.

Создание баз данных Access по шаблону оптимально для начинающих пользователей — как для наработки навыка, так и при разработке первой собственной базы данных. Шаблоны Access позволяют сэкономить много усилий, потому что в них уже включены запросы, связи, формы, макросы и отчеты в дополнение к соответствующим таблицам. Рассказываем, где их найти.

Оффлайн-шаблоны баз данных для Access

Для начала следует упомянуть, что Microsoft уже заблаговременно позаботилась об удобстве пользователей и включила в Access несколько шаблонов. Поэтому простейший способ достать шаблон для своей будущей БД — использовать встроенный. Процедура, описанная ниже, относится к Access 2010:

  1. Перейдите на вкладку Создать, а затем выберите Примеры шаблонов.
  2. В разделе Доступные шаблоны выберите шаблон базы данных, который больше всего соответствует вашим потребностям. Естественно, любой из них потом можно будет настроить в соответствии с вашими пожеланиями.
  3. Теперь введите имя файла. При необходимости вы можете изменить местоположение хранилища.
  4. После этого создайте новую базу данных Access, нажав Создать.

MS Access: где скачать дополнительные шаблоны?

Если вы не нашли подходящий шаблон среди предустановленных, то можете попробовать скачать шаблоны для Access из Интернета. К сожалению, количество загрузочных порталов, предоставляющих такие шаблоны, невелико, особенно в Рунете.

    Microsoft Templates

Для тех, кто владеет языками, существует сайт, Microsoft Templates. Он предлагает хорошую коллекцию бесплатных англоязычных шаблонов для любых продуктов Office, включая Access. Сайт содержит качественную подборку баз данных Access, разбитых по категориям — бизнес, нон-профит, для использования в образовании и так далее. Помимо этого, на сайте доступны шаблоны для Word, Excel, PowerPoint и других программ из офисного пакета MS.

  • Существует огромная англоязычная коллекция шаблонов для Microsoft Access — Access Templates. Сайт предлагает солидное количество шаблонов баз данных Access для самых различных отраслей, от образования и медицины до бухучета и программирования. Шаблоны сорируются по версиям Access, дате, популярности. Однако, для полноценного скачивания требуется платная регистрация, которая стоит $88 и достаточно неудобна для России, так как работает через PayPal. В шаблонах, скачанных бесплатно, будут заблокированы таблицы (впрочем, разблокировка — вопрос умения).
  • На русском языке существует неплохой проект Access Help. Несмотря на коммерческую направленность проекта, его создатели свободно выкладывают примеры созданных ими баз в Интернет, чтобы их мог использовать любой желающий. Для скачивания доступны готовые базы данных Access для самых разных организаций, особенно для бизнеса.
  • Читать еще:  Powerpoint обучение онлайн бесплатно
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector