Progress-servis55.ru

Новости из мира ПК
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать отчет в access 2020

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Создание отчетов как объектов базы данных Access

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

  1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
  2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
  3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
  4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
  5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

  1. Конструктор.
  2. Мастер отчетов.
  3. Автоотчет: в столбец.
  4. Автоотчет: ленточный.
  5. Мастер диаграмм.
  6. Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

  1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
  2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
  3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.
  5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
  6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

  1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
  2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
  3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле >>Тема: 2.4.7. Создание главной кнопочной формы

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Создание отчетов в Access: описание, формы, порядок действий

MS Access представляет собой систему управления базами данных, которая поставляется в комплекте с распространяемым пакетом программ Microsoft Office. И хоть функционал у нее несколько ниже, чем у специализированных программ, многие пользуются приложением за простоту в работе. Создание отчетов в Access – необходимый процесс для осуществления работы. Отчеты являются способом выборки данных с готовой базой данных по одному или нескольким заданным параметрам.

Понятие и создание отчетов в Access

Отчет является форматированным представлением информации, которая входит в готовую базу данных. Именно отчеты выходят на печать, собирая комплект данных. При помощи функции в Microsoft Office Access можно получить практически любую выборку данных. Можно собрать нужную информацию, представить в удобочитаемом виде. Кроме того, можно провести анализ данных, а также обобщить различного рода показатели.

Если распечатывать данные напрямую, то есть в неструктурированном виде (таблицы либо запросы), то получится, что данные распечатываются в том виде, в котором они присутствуют в программе. Создание отчетов в Access позволяет обойти этот процесс и получить информацию в более привычном виде. Кроме того, при помощи отчетов можно упростить работу и чтение информации. Подробный репорт включает нужные показатели из базы данных. Однако его характерными особенностями являются разбитие на параграфы с наличием заголовка и верхних и нижних колонтитулов.

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access во время создания отчета можно добавить различные текстовые элементы. Кроме того, можно структурировать информацию из таблиц.

Такие компоненты включают в себя:

  • Заголовок.
  • Верхний и нижний колонтитулы.
  • Рабочую область.
  • Примечание.

Заголовок

Нужен для наименования отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы репорта. Может быть применен для сохранения данных, особенно часто используют для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую потребуется распечатать однажды и в начальном участке отчета. Чтобы добавить в структуру репорта заголовок нужно воспользоваться разделом «Вид», командой «Заголовок» либо «Примечание отчета».

Верхний колонтитул

Представляет собой приблизительно то же самое что и в MS Word. Однако в Access его используют для создания различных наименований столбцов с данными. Кроме того, колонтитулы как верхний, так и нижний можно использовать для добавление номеров страниц. По умолчания в Microsoft Access создается одновременно два колонтитула – верхний и нижний. Чтобы создать только один нужно перейти в раздел «Вид», затем нажать на кнопку колонтитулы. Для удаления одного из них из рабочей области нужно воспользоваться свойствами. В параметр «Высота колонтитула» нужно вписать значение «ноль».

Рабочая область

Размещается между верхним и нижним колонтитулом. В нее помещается основные данные из репорта. Создание форм и отчетов в Access обычно начинается с этой части. В табличной форме представлена информация, которая требуется для печати. Печать проводится на основании запроса либо конкретной таблицы базы данных. Чтобы добавлять или удалять информацию, можно воспользоваться списком полей и специальной панелью. Скрывается эта панель при помощи параметра. Для того чтобы она не отображалась на экране, нужно задать свойство высоты равное нулю.

Нижний колонтитул

Расположен в нижней части страницы при печати. Может использоваться для вывода результатов, даты работы либо нумерации страницы. Печатается на каждой странице. Можно обеспечить печать сразу нескольких видов данных.

Примечание

Является одиночным текстовым блоком. Располагается на последней странице отчета, в рабочей области прямо над нижним колонтитулом. Используется для печати данных, которые нужно распечатать единожды. К ним относят отчеты, итоговые данные либо поле для подписи. Чтобы добавить примечание в MS Access нужно перейти в раздел «Вид», выбрать функцию «Заголовок/примечание отчета». При этом программа осуществляет создание заголовка и примечания сразу.

Способы создания отчетов

Во время разработки всех продуктов от Microsoft планировалось дать несколько возможностей для работы над отчетами и запросами. В Microsoft Access создание отчетов можно осуществить несколькими способами. К ним относят:

  • Встроенный конструктор.
  • Мастера автоматических репортов.
  • Автоотчет в столбик либо в ленту.
  • Диаграммы.

Как создать отчет

Наиболее простым способом является мастер автоматических отчетов. В его функционал входит возможность поместить выбранные строки и столбцы из различных баз данных в рабочую область и при этом имеет несколько стилей оформления. После окончания автоматической работы можно дополнительно добавлять либо изменять данные при помощи конструктора.

Кроме того, можно воспользоваться функционалом по созданию автоматических отчетов, чтобы получить репорт быстро. Затем после выполнения можно в режиме конструктора внести поправки.

Создание простого отчета в MS Access проводится таким способом:

  1. В первую очередь потребуется готовая база данных. Перейдите в раздел «Отчеты», затем нажмите на контекстное окно «Создать». Появится окошко с выбором вида отчета.
  2. Для быстрого создания отчета нужно выбрать «Автоматический ответ» в столбец либо ленточный.
  3. Затем нужно выбрать источник информации. Для этого можно воспользоваться готовой базой данных либо информационным запросом.
  4. Подтвердить выбор.
  5. Затем мастер автоматических отчетов создаст репорт согласно выбору. При этом он откроется в режиме предпросмотра. Тут можно увидеть внешний вид готового отчета.
  6. Затем после завершения правок нужно перейти во вкладку «Файл», нажать на кнопку «Сохранить». В окне нужно ввести полное имя отчета, затем выбрать директорию либо съемный накопитель.

Печать

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

  1. В разделе «Файл» нажать на клавишу, соответствующую печати.
  2. В окне, которое появится, нужно нажать на кнопку страницы.
  3. Затем выбрать, какие страницы нужно распечатать, и подтвердить выбор.

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке «Вид».

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

Создание отчетов в Access

Если вам нужно поделиться информацией из своей базы данных с кем-то, но не хотите, чтобы этот человек действительно работал с вашей базой данных, подумайте о создании отчета . Отчеты позволяют организовывать и представлять ваши данные в удобном для читателя, визуально привлекательном формате. Access 2010 упрощает создание и настройку отчета с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать, изменять и печатать отчеты.

Создание отчетов

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов.

Чтобы создать отчет:

  1. Откройте таблицу или запрос, который вы хотите использовать в своем отчете. Мы хотим распечатать список заказов в прошлом месяце, поэтому мы откроем наш запрос заказов.
  2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Отчеты». Нажмите команду «Отчет».
  3. Access создаст новый отчет на основе вашего объекта.
  4. Вероятно, некоторые ваши данные будут расположены на другой стороне разрыва страницы. Чтобы исправить это, измените размер полей. Просто выберите поле, затем щелкните и перетащите его край, пока поле не станет нужным.

Повторяйте с дополнительными полями, пока все ваши поля не подойдут.

  • Чтобы сохранить отчет, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для своего отчета и нажмите «ОК».
  • Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сортировать или фильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.

    Удаление полей

    Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужны. Например, наш отчет содержит поле Zip Code, которое не обязательно в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, где вы вытащили ваши данные.

    Чтобы удалить поле в отчете:

    1. Щелкните любую ячейку в поле, которое вы хотите удалить.
    2. Нажмите клавишу «Удалить».

    Когда вы удаляете поле, обязательно удалите его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу «Удалить».

    Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

    Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать Предварительный просмотр. Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменять способ отображения отчета, распечатывать его и даже сохранять его как другой тип файла.

    Чтобы распечатать отчет:

    1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке. Ваш отчет будет показан, как он появится на распечатанной странице.
    2. При необходимости измените размер страницы, ширину поля и ориентацию страницы, используя соответствующие команды на ленте.
    3. Нажмите команду «Печать».
    4. Появится диалоговое окно «Печать». Задайте любые параметры печати, затем нажмите «ОК».

    Сохранение отчетов

    Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы они могли отображаться вне Access. Это называется экспорт файла, и он позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и программах.

    Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF, файла XPS, вложения электронной почты, текстового файла или HTML-документа . Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

    Читать еще:  Создание новой базы данных в access
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector