Progress-servis55.ru

Новости из мира ПК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сортировка в access

Сортировка данных в таблице

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 2.55) соответствующую команду.

Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.

  • При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.
  • Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.
  • При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры (Options) при создании базы данных. Чтобы изменить эту настройку, необходимо выбрать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), открыть вкладку Общие (General) и в поле Порядок сортировки базы данных (New database sort order) выбрать нужный язык (см. гл. 14).

Процесс сортировки значительно ускоряется, если предварительно по данному полю был построен индекс.

Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да (Yes), то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр (Records, Remove Filter/Sort).

Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.

Читать еще:  Как вставить галочку в powerpoint

Поиск и отбор информации

База данных представляет собой хранилище информации, которое может вмещать от нескольких записей в одной таблице до тысяч записей во множестве связанных таблиц. Независимо от объема информации база данных полезна лишь в том случае, если в ней можно найти то, что нужно, и когда нужно. В небольшой базе данных достаточно прокрутить таблицу, чтобы появилась нужная запись . Но по мере развития и усложнения базы данных , поиск информации затрудняется.

Microsoft Access включает ряд инструментов, позволяющих найти в базе данных нужные сведения и представить их в различных видах. Так, например, можно извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям, и отсортировать их по одному или нескольким полям. Приложив некоторые усилия, можно создать запрос , отображающий данные из нескольких таблиц. При желании запрос можно сохранить и использовать в дальнейшем.

Возможности запросов не ограничиваются извлечением данных из таблиц. Используя встроенные функции, можно производить вычисления над содержимым полей для получения суммы, количества, среднего арифметического и других значений.

Сортировка данных

Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. Например, можно отсортировать таблицу клиентов по алфавиту, воспользовавшись фамилией в качестве первого поля сортировки и именем — в качестве второго. Получится список , подобный тому, который встречается в телефонных справочниках.

ФамилияИмя
КембеллДевид
КембеллМишель
КенедиКевин
КерниНил
КимШейн

В некоторых случаях сортировка применяется для того, чтобы сгруппировать табличные данные по определенному принципу. Например, если, прежде чем печатать почтовые наклейки, отсортировать адресную информацию по почтовому индексу, наклейки будут сгруппированы в соответствии с требованиями почтовой службы.

В этом упражнении вы воспользуетесь различными способами сортировки данных в таблице и форме. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBSAccessChap12Sort. Выполните следующие шаги.

  1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
  2. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы.
  3. Чтобы отсортировать таблицу по полю Штат, щелкните в любом месте столбца Штат, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending). Записи будут упорядочены по регионам.

Принципы сортировки в Access

Хотя суть сортировки кажется вполне очевидной, для компьютера все не так просто. В Access цифровые данные могут трактоваться и как числа, и как текст. Поля, содержащие, помимо цифр, пробелы, тире или знаки препинания (как, например, в почтовом индексе или телефонных номерах), трактуются как текстовые. В отличие от них поля, содержащие такие данные, как цена или количество, считаются числовыми. При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и так далее — вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания. Такой подход может привести к неожиданным результатам. В следующей таблице представлены результаты сортировки первого столбца в зависимости от того, является его содержимое текстовым или числовым.

Исходный списокОтсортированный как текстОтсортированный как числа
111
1234112
23123
312344
1125
222211
122312
4322
2423
551234
Читать еще:  Access автоматическое заполнение полей

Чтобы отсортировать текстовое поле, содержащее цифры, в порядке возрастания или убывания значений, нужно дополнить их ведущими нулями до одинаковой длины. Например, данные 001, 011, 101 будут отсортированы правильно, даже если они определены как текстовые.

Практическая работа. Сортировка и Фильтрация данный в Базе данных Заказы в MS Access

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Практическая работа №3

Тема: «Сортировка, фильтрация, поиск и замена данных»

для студентов 2 курса специальности 10.02.03

Информационная безопасность автоматизированных систем

Цели работы: научиться применять сортировку, фильтрацию, осуществлять поиск и замену данных в таблицах БД.

Сортировка — виртуальная перестановка записей таблицы или запроса с целью упорядочить их по значению одного поля (или нескольких полей).

Фильтрация — это удобный способ просмотра только тех данных, которые должны отображаться в базах данных Access. Фильтры используются для отображения определенных записей в форме, отчете, запросе или таблице, а также для печати определенных записей в отчете, таблице или запросе. Применяя фильтр, вы можете ограничить данные в представлении, не изменяя структуру основного объекта.

Диалоговое окно Поиск и замена используется в ситуациях, когда нужно найти и при необходимости заменить небольшие объемы данных, а также когда запрос для поиска или замены значений использовать неудобно. Это диалоговое окно напоминает средства поиска в других программах, но содержит некоторые функции, которые облегчают поиск в реляционных базах данных. Например, можно выполнять поиск по формату данных, а также искать частичные или полные совпадения значений в поле.

Задание 1. Отсортировать данные в таблице

1. Открыть БД Заказы .

2. Открыть таблицу Клиенты .

3. Отсортировать данные в таблице:

Столбец ФИО по алфавиту по возрастанию;

Столбец ФИО по алфавиту по убыванию;

Столбец Должность по алфавиту по возрастанию;

Столбец Дата рождения по убыванию;

4. Очистить все сортировки, нажав на кнопку «Очистить все сортировки»

Задание 2. Отфильтровать данные в таблице

1. Открыть таблицу Заказы

2. Отфильтровать данные в таблице:

Найдите все заказы клиента Коневой Лилии Викторовны;

Найдите все заказы сотрудника Велик;

Найдите все заказы за Октябрь.

Подсказка: Фильтр/Фильтры дат/Все даты за период/Октябрь.

Найдите все заказы с 1.10.2019 до 5.10.2019

Подсказка: Фильтр/Фильтры дат/Между..

Найдите все заказы, сумма которых меньше или равно 20 000 рублей.

Подсказка: Фильтр/Числовые фильтры/Меньше..

Найдите все заказы сотрудника Груздь, которые меньше или равны 10000

Подсказка: Фильтр/Дополнительно/Изменить фильтр. Задаем условия и нажимаем «Применить фильтр»

Задание 3. Найти данные в таблице и заменить значения

Найти и заменить данные в таблице:

1. Открыть таблицу Клиенты

Найти последовательно всех клиентов, имеющих отчество «Ивановна».

Найти в таблице клиента Виноградова Артема и заменить имя «Артем» на «Артемий».

Найти в таблице организацию «ИП Грядин» и замените на «ИП Грядин В.В.»

2. Открыть таблицу Заказы:

Найти последовательно всех клиентов, которые сделали заказы в сентябре. Подсказка: в открывшемся окне Поиск и замена в строку Образец вписать «**.09.****»

Читать еще:  База данных клиентов в access

How to dou

Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access

Table of Contents:

Очень мало баз данных доступа организованы в приятные удобные алфавитные списки. Вы не вводите свои записи в алфавитном порядке; вы вводите их в том порядке, в котором они приходят к вам. Итак, что вы делаете, когда вам нужен список продуктов в порядке номеров продуктов или список адресов в почтовом индексе прямо сейчас?

Сортировка по одному полю

Решение лежит в командах сортировки, которые невероятно просты в использовании. Команды сортировки находятся на вкладке «Главная лента» в разделе «Сортировка и фильтрация». Две кнопки (Восходящий и нисходящий) выполняют работу достаточно хорошо:

Сортировка по возрастанию сортирует ваши записи сверху вниз:

Записи, начинающиеся с A , начинаются с начала, а записи, начинающиеся с Z, заканчиваются.

Если ваше поле содержит числовые данные (независимо от того, являются ли они истинными числами или короткими текстовыми полями, хранящими почтовые индексы или валютные поля, хранящие цены), сортировка по возрастанию ставит их в порядке от самого низкого до наивысшего.

Сортировка Descending сортирует ваши записи снизу вверх:

Записи, начинающиеся с Z , находятся вверху, а записи, начинающиеся с A находятся в нижней части списка.

Если ваше поле содержит числовые данные, сортировка по убыванию помещает записи в порядке от самого большого числа до самого низкого.

Если после сортировки по восходящему или нисходящему порядку вы хотите вернуть вещи так, как они были — в порядке до нажатия любой из этих кнопок — нажмите кнопку «Удалить сортировку», расположенную чуть ниже кнопок «Восходящий и нисходящий» в группу Sort & Filter.

Сортировка по нескольким полям

Что делать, если вы хотите сортировать по нескольким полям — например, по почтовому индексу, а затем в этом роде вы хотите, чтобы все люди с одинаковым почтовым индексом появится в поле «Фамилия»? Или, может быть, вы хотите отсортировать всех своих клиентов по полю «Статус», а затем в каждой группе клиентов, которая создает, сортировать по текущему балансу? Вам нужно будет использовать следующие шаги, чтобы вставить один тип внутри другого.

Вы можете сортировать несколько столбцов одновременно:

Нажмите заголовок первого столбца для сортировки.

Весь столбец выделен.

Удерживая клавишу Shift, щелкните заголовок последнего столбца для сортировки.

Все столбцы от первого до последнего выделены.

Выберите либо «Сортировка по возрастанию», либо «Сортировка по убыванию».

Сортировка всегда выполняется слева направо.

Другими словами, вы не можете сортировать содержимое четвертого столбца и внутри этого содержимого третьего столбца.

Сортировка имеет свою особенность при работе с числами в текстовом поле.При сортировке поля, которое содержит числа, смешанные с пробелами и буквами (например, уличные адреса), Access присваивает номера, как если бы они были буквами, не номерами. Такое поведение означает, что Access ставит (скажем) «1065 W. Orange Street» до «129 Mulberry Street». «(Благодаря тому, что ваш компьютер сортирует информацию, 0 во второй позиции 1065 идет до 2 во второй позиции 129.)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector