Создание базы данных в субд access

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
   

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
   
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
   
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
   
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
   

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
   
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
   
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.
   

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

1. Кликните по кнопке «Выполнить».
2. Откройте созданную таблицу.
   

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

• для заполнения кортежа:
  INSERT INTO Преподаватели
  VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
• для редактирования записи:
  UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  
• для удаления:
  DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.
  

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
   

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
   
6. Настройте вид макета для отчета.
   
7. Выберите подходящий стиль оформления.
   

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
   
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Создание базы данных в субд access

Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.

Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:

Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

Выбрать режим Конструктора.

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Продолжение следует…
УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

СУБД Microsoft Access. Создание базы данных

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Конспект урока с аспектным анализом

Тема : СУБД Microsoft Access. Создание базы данных.

Дать представление об одном из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД.

Раскрыть способы создания базы данных.

Рассмотреть описание рабочей среды, справочной системы.

познакомить учащихся теоретической частью базы данных;

изучение новых понятий, связанных с базами данных;

изучение основных способов создания;

развитие логического мышления, познавательных интересов, умения излагать мысли, а также творческую активность учащихся;

развитие операционных навыков учащихся по управлению персональным компьютером;

знаний в области информационных технологий, компьютерной грамотности и информационной культуры учащихся;

развитие практических навыков работы с основными элементами СУБД.

формирование творческих способностей учащихся;

воспитание организованности, аккуратности;

воспитание четкости выполнения упражнений.

Использование ИКТ: ПК, демонстрация с использование программы NetSupport, компьютерное тестирование.

Тип урока: изучение нового материала (комбинированный).

Организационный момент : Цели урока. Постановка проблемной ситуации.

Актуализация знаний учащихся:

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов.

Каким образом можно хранить и просматривать данные с помощью программы просмотра Internet?

Какие возможности Access позволюет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению?

Каким образом Access интегрирован с другими приложениями Microsoft Office?

По данным вопросам студентами подготовлены сообщения. Обучающиеся задают вопросы и ведут конспект.

Объяснение нового материала:

Объяснение нового материала сопровождается показом панелей, окон, настроек программного продукта и возможностей создания базы данных средствами системы управления баз данных с компьютера преподавателя. Выбранный способ изложения материала позволяет наглядно и поэтапно проводить опрос. По ходу демонстрации студентами на рабочих местах ведется конспект, а для активизации проводится беседа.

Демонстрация проводится по плану урока:

Первый запуск MS Access.

Панели инструментов MS Access. Получение справочной информации

Настройка панелей инструментов и параметров MS Access. Выход из MS Access.

Создание базы данных.

Создание базы данных с помощью мастера.

Для запуска MS Access вы можете использовать меню Пуск Windows. Для этого с помощью мыши выберите команду Программы меню Пуск, а затем — Microsoft Access 200 .

Вопрос. Существуют ли альтернативные способы запуска?

Ответ. Выбрать пиктограмму Microsoft Access с помощью проводника Windows или выбрать ярлык, созданный для запуска MS Access.

После демонстрационного сеанса по первому вопросу студенты на своем рабочем месте запускают Access и просматривают главное окно MSAccess, меню, знакомятся с настройками и панелями инструментов

Каждому режиму работы соответствует собственная панель инструментов.

Демонстрируются панели инструментов и назначения кнопок на них.

Вопрос. Какая панель инструментов наиболее часто используется MS Access?

Ответ. Панель инструментов –«База данных».

Учитель. Подобно большинству наиболее популярных программ, MS Access имеет контекстно-зависимую справочную систему. Это означает, что вы можете получить справку по использованию средства, с которым работаете в настоящий момент. Некоторые из окон диалога содержат кнопку Справка на панели инструментов. Если кнопка Справка была нажата при работе в одном из окон диалога, MS Access снабдит вас информацией о том, как пользоваться этим окном диалога.

Демонстрация работы команд меню Справка.

Вопрос. Какие существуют способы получения справочной информации?

Выбрать команду меню Справка | Справка по Microsoft Access.

Выбрать команду меню Справка | Что это такое?

Нажатье F1 в любой момент сеанса работы с MS Access.

База данных в MS Access представляет собой совокупность средств для ввода, хранения, просмотра, выборки, и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. Для создания базы данных или просмотра существующей базы данных используют панели и меню.

Вопрос. Какие вы знаете способы создания базы данных?

Ответ. Можно создать пустую базу данных или создать с помощью мастера базу данных определенного типа.

Вопрос. Какие объекты можно добавить в пустую базу данных?

Ответ. Таблицы, формы и отчеты, запросы.

Практическая часть. Предлагается создать новую базу данных .

Учитель. Для создания новой базы данных с помощью мастера выполните следующие действия — демонстрация пошагового создания базы данных и комментируются возможности выбора того или иного элемента в диалоговой окне.

Вопрос. Какие объекты будут уже включены, если база данных создана с помощью Мастера?

Ответ. Таблицы, запросы, формы и отчеты.

Практическая часть. Создать базу данных с помощью Мастера.

Гимнастика для глаз.

Плотно закрывать и широко открывать глаза 2-4 раз подряд с интервалом 15 се­кунд (в течение 1 мин.).

Посмотреть вверх, вниз, вправо, влево, не поворачивая головы (в течение 1 мин.).

Вращать глазами по кругу: вниз, вправо, вверх, влево и в обратную сторону ( 1 мин.).

Крепко зажмурить глаза на 3-5 сек. Затем открыть глаза на 3-5 сек. Повторить 5 раз.

Быстро моргать в течение 1мин.

Закрыть веки. Массировать их круговыми движениями пальца (верхнее веко от носа к наружному краю глаза, нижнее веко от наружного края к носу, затем, наоборот) в течение 1 мин.

Практическое задание : создание базы данных по шаблону, открыть и изучить структуру учебной базы данных «Борей».

Подведение итогов изученного материала.

Самостоятельная работа студентов: предлагается использовать лекцию в электронном пособии «Базы данных» на странице преподавателя для подготовки к тестированию по данной теме.

Что позволяет выбрать команда Объекты базы? (образец базы данных)

Какую информацию выводит на экран команда Свойства объекта? (дополнительную информацию о выбранном объекте базы данных)

К каким средствам обеспечивает доступ команда «Панели инструментов»? ( настройки меню и панелей)

Для добавления каких объектов используется Меню Вставка в окне базы данных? (таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным)

Какие команды содержит Меню Сервис? (команды управления базой данных)

Какие панели содержит Окно базы данных? (панель инструментов; панель управления объектами)

Что содержит Вкладка «Содержание» справочной системы?( оглавление справочной системы)

Введите имя базы данных (primer) и расширение, созданной средствами MS Access.

Какие объекты MS Access хранит в базе данных? (таблицы, отчеты, формы, запросы, страницы доступа, макросы, модули)

Что позволяет выбрать вкладка «Базы данных» диалогового окна Создание? (образец базы данных)

Что позволяет создать выбор вкладки «Общие» диалогового окна Создание? (новую пустую базу данных)

Какие доступны варианты создания базы данных в окне приглашения Microsoft Access 2007? (Новая база данных.Выбор шаблона.Открыть базу данных.)

Сколько окон базы данных можно открыть одновременно? (только одно)

Что представляет собой база данных в MS Access? (совокупность средств для ввода, хранения, просмотра, выборки, и управления информацией)

В каких форматах возможно сохранение базы данных? (MS Access2000, MS Access 2002-2003, MS Access2007)

Аспектный анализ
урока «СУБД Microsoft Access. Создание базы данных»

Введение в анализ урока

Уровень сложности материала соответствует уровням стандарта. Данный урок может быть проведен по дисциплинам «Базы данных», «Информационные технологии» для специальности «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем», по курсу МДК 02.02 «Технология разработки и защиты баз данных» для специальности 230115 «Программирование в компьютерных системах»

Отчетливо прослеживается логичное построение содержания рассматриваемого материала, осуществлялся подбор материала с учетом современных технологий.

Урок изучения нового материала с использованием ИКТ на всех этапах урока

Пакеты прикладных программ

Дать представление об использовании систем управления баз данных

Раскрыть способы создания базы данных.

Рассмотреть основные команды работы с объектами

изучение новых понятий, связанных с проектированием баз данных;

изучение основных команд, меню;

формирование самостоятельного мышления, активной учебной деятельности, познавательного интереса учащихся различными средствами самого материала урока: формулировками заданий, выполнение заданий разного характера с демонстрацией правильного решения;

развитие логического мышления, памяти, внимательности, умения излагать мысли;

развитие операционных навыков учащихся по управлению персональным компьютером;

развитие практических навыков работы с основными инструментами по созданию объектов.

воспитание информационной культуры студентов;

воспитание ответственности за результаты своего труда

На этапе объяснения нового материала используется демонстрация изучаемого материала с компьютера преподавателя с пояснениями и обратной связью (чат), постановкой проблемных вопросов, введением новых понятий работы в СУБД.

Затем учащиеся для приобретения навыков с объектами работают непосредственно с компьютером в СУБД Microsoft Access 2007.

Самостоятельная работа студентовдля подготовки к тестированию по данной теме организуется в виде просмотра электронной лекции по данной теме.

На заключительном этапе урока проводится компьютерное тестирование для закрепления новых понятий. Анализ результатов тестирования оглашается студентам..

Роль компьютера на уроке

сокращается время при выработке технических навыков учащихся;

увеличивается количество тренировочных заданий;

достигается оптимальный темп работы ученика;

легко достигается уровневая дифференциация обучения;

учащийся становится субъектом обучения, ибо программа требует от него активного управления;

в учебную деятельность входит компьютерное моделирование реальных процессов;

обучение можно обеспечить материалами из удаленных баз данных, пользуясь средствами телекоммуникаций;

диалог с программой приобретает характер учебной игры, и у большинства студентов повышается мотивация учебной деятельности.

Использование средств ИКТ способствовало: усилению мотивации учащихся, повышению информационной культуры, интересу к дисциплине “Базы данных”, а так же развитию умственной деятельности, памяти, внимания, умению сопоставлять, анализировать, делать выводы; развитию навыков практического применения знаний; самостоятельному изучению материала.

Директор МКОУ «Средняя

общеобразовательная школа №3

с углубленным изучением

отдельных предметов» Нефтекумского

Ставропольского края ____________________________ И. А. Бочкова

Использование СУБД Access для создания базы данных

Основные характеристики и возможности СУБД Access

MicrosoftAccess является на сегодняшний день одной из самых популярных систем управления базами данных (СУБД). База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями и Access являются:

· Определение данных, т.е. определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой;

· Обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление;

· Управление данными, т.е. указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных – текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки и т.д. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.

Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (DynamicDataExchange) – динамический обмен данными и OLE(ObjectLinkingandEmbedding) –связь и внедрение объектов.DDE обеспечивает обмен данными между MSAccess и любым другим приложением Windows.OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access (в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows). Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных MicrosoftJet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса – конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчетов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования VisualBasicforApplication, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы:

· Режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;

· Режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчетов;

· Режим выполнения, при котором выводятся окна объектов баз данных.

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:

· Таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;

· Формы, используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;

· Отчеты, используемые для отображения информации, содержащейся в базе данных;

· Запросы, являющиеся средством извлечения информации из базы данных;

· Модули, содержащие VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий.

Конструирование базы данных

Запуск Access осуществляется командой Пуск Ž Программы ŽMicrosoftOfficeŽMicrosoftOffice 2007. После запуска Access отображает диалоговое окно, которое позволяет создать новую базу данных или открыть существующую (рис. 17).

В Access поддерживается два способа создания базы данных:

· Создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты, которые будут нужны;

·

Использовать один из имеющихся шаблонов баз данных, которые поставляются вместе с Access.

Для создания новой базы данных необходимо выполнить следующие действия:

— на странице «Приступая к работе MicrosoftOfficeAccess» (рис. 17) в разделе Новая пустая база данных выбрать команду Новая база данных;

— в области Новая база данных в поле Имя файла ввести имя файла, перейти к нужной папке и нажать кнопку ОК;

— нажать кнопку создать.

Основным командным интерфейсом MicrosoftOfficeAccess 2007 является так называемая Лента (рис. 18). Лента заменяет меню и панели инструментов. Главное преимущество ленты состоит в том, что в ней сосредоточены все средства выполнения задач, которые раньше находились в меню, панелях инструментов, областях задач и других компонентах интерфейса пользователя. Благодаря этому легко найти нужную команду.

Рис. 18. Лента в Microsoft Office Access 2007

Лента содержит ряд вкладок с командами. В Access основные вкладки команд – Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, например, коллекцию, являющуюся элементом управления, позволяющим выбирать варианты по внешнему виду. Команды на ленте соответствуют текущему активному объекту.

В базе данных MicrosoftOfficeAccess 2007 объекты и данные сохраняются в файле с расширением .accdb. Access создае6т базу данных с пустой таблицей с именем «Таблица1» и открывает эту таблицу в режиме таблицы – режим, в котором данные из таблицы выводятся в формате строк и столбцов.

Для задания и изменения структуры таблицы необходимо перейти в режим конструктора. Для каждого поля в таблице вводится имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выбирается тип данных. Перед сохранением таблицы необходимо определить ключ.

При создании таблицы в режиме конструктора можно проверить или задать свойства полей. Для отображения свойств полей щелкнуть поле на сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.

В Access также предусмотрены разнообразные шаблоны, на основе которых можно создать базу данных. Шаблон – это уже готовая к использованию база данных, включающая все необходимые таблицы, запросы, формы, отчеты для выполнения определенной задачи. Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настроить в соответствии с конкретными потребностями.

Основы создания форм

В Access данные можно просматривать непосредственно в таблицах. Однако это не всегда удобно, поскольку иногда невозможно вывести на экран все поля одной записи одновременно. Для облегчения работы пользователей служат формы.

Форма – объект базы данных Access, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

В Microsoft Access 2007 существуют следующие способы создания форм:

1) Создание формы с помощью инструмента формы.

Данный способ является самым легким при создании форм. Чтобы создать такую форму, необходимо:

— открыть окно базы данных;

— в окне переходов базы данных перейти на вкладку «Таблицы»;

— установить указатель на таблицу, для которой создается форма;

— выполнить команду Форма на Ленте на вкладке Создание в группе Форма.

На экране появится готовая к использованию форма, в которую включены все поля таблицы.

Данный способ позволяет создать самую простую форму, которая обладает основными функциями для ввода и редактирования данных.

2) Создание формы при помощи инструмента «Разделенная форма».

Разделенная форма – позволяющая одновременно отображать данные в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы. Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы оно выделится и в другой. Необходимые действия с записями можно производить в том представлении, в котором удобнее. Например, поиск записей может осуществляться в табличном представлении, а редактирование – в представлении формы.

Чтобы создать разделенную форму, необходимо выполнить следующие действия:

— в области переходов выбрать таблицу, данные которой должны отображаться в форме;

— на Ленте на вкладке Создание в группе «Формы» щелкнуть Разделенная форма.

3) Использование мастера для создания форм.

Мастер форм, по сравнению с рассмотренными выше способами, позволяет создавать формы более разнообразные по стилю оформления, задавать отображаемые поля, а также включать в форму поля из нескольких таблиц, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами.

Чтобы запустить мастер форм, необходимо выполнить следующие действия: на вкладке Создание в группе «Формы» щелкнуть Другие формы, а затем в списке щелкнуть Мастер форм. Откроется окно Создание форм. В нем выбираются те поля, которые необходимо поместить в создаваемую форму.

Завершив формирование списка полей формы, необходимо нажать кнопку Далее, чтобы перейти в следующее окно, которое позволяет задать внешний вид формы. Существуют 4 вида формы:

· В один столбец – все поля созданной формы будут расположены в один столбец;

· Ленточный — поля с формы будут расположены в одну или несколько строк;

· Табличный – форма будет выглядеть как обычная таблица;

· Выровненный – ленточная форма, поля которой выровнены по ширине.

Затем мастер позволяет выбрать стиль формы. Из списка, содержащего вариант стилей, выбирается стиль, который в наибольшей степени отвечает требованиям. После установки стиля необходимо нажать кнопку Далее. На экране откроется последнее окно диалога, в котором необходимо ввести имя создаваемой формы и определить дальнейший вариант работы (открытие формы для просмотра или ввода данных, изменение макета формы).

4) Создание формы в режиме конструктора.

Режим конструктора позволяет создавать формы любой сложности и более удобного интерфейса для конечного пользователя. Любая форма в Access состоит из объектов форм, которые имеют характерные для них свойства. Для каждого объекта можно определять действия, выполняемые при наступлении определенных событий. Процесс создания формы в режиме конструктора состоит в размещении объектов в форме и определении для них свойств, связанных с ними событий и выполняемых действий.

Создать форму можно, выполнив следующие действия:

— открыть базу данных;

— в области переходов выбрать таблицу, на основе которой необходимо построить форму;

— нажать кнопку Конструктор форм на Ленте в группе формы на закладке Создание.

На экране откроется конструктор форм. При этом на Ленте появляются элементы управления, позволяющие изменять внешний вид формы.

Конструктор форм состоит из вертикальной и горизонтальной линеек, области данных с вертикальными и горизонтальными линиями – это сетка формы, по ней выравниваются объекты. Конструктор форм позволяет добавлять такие элементы управления как надписи, поля, переключатели, флажки и т.д.

Последнее изменение этой страницы: 2016-12-13; Нарушение авторского права страницы