Способы создания таблиц в ms access

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
   

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
   
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
   
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
   
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
   

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
   
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
   
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.
   

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

1. Кликните по кнопке «Выполнить».
2. Откройте созданную таблицу.
   

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

• для заполнения кортежа:
  INSERT INTO Преподаватели
  VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
• для редактирования записи:
  UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  
• для удаления:
  DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.
  

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
   

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
   
6. Настройте вид макета для отчета.
   
7. Выберите подходящий стиль оформления.
   

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
   
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Канал в Telegram

Вы здесь

Создание таблиц в Access 2010 (+видео). Часть 1

Основа любой базы данных это таблицы, таблицы со строго организованной структурой хранения данных. В этой статье перейдем к работе с таблицами в MS Access и рассмотрим способы их создания.

Создание таблиц в режиме «Таблица»

Создайте новую базу и назовите ее «FirstDB». После того как база была создана, Вы увидите окно с уже созданной первой таблицей «Таблица1»

Это режим визуального создания таблицы, т.е. для создания таблицы достаточно щелкнуть по полю «Щелкните для добавления» и выбрать формат поля (про форматы полей в Access подробнее будет описано в следующих статьях).

Выбрав формат «Текст» мы увидим созданное поле с именем «Поле1».

Имена полей таблиц должны быть предельно короткими и иметь смысл т.к. при создании SQL запросов в выборке данных, именно эти имена будут участвовать. В именах полей допускается использовать пробелы, кириллицу, но я рекомендую в именах не использовать пробелы. В дальнейшем это может создать некоторые трудности.

Зададим имя нашему полю – «Фамилия». Для этого щелкните правой кнопкой мыши по шапке таблицы столбца «Поле1» и выберите в контекстном меню пункт «Переименовать поле» или двойной клик по названию поля.

Таким же образом можете создать еще поля – Имя, Отчество, ДР (при создании поля ДР используйте тип «Дата и время»). В случае если необходимо изменить тип данных полей, Вам необходимо:

• Перейти на вкладку «Поля»;
• Выделить нужное поле, щелкнув в шапке таблицы по наименованию поля;
• Выбрать новый тип на панели инструментов Access.

После создания полей в таблице Вы можете приступать к ее наполнению данными.

В базах данных как больших, так и простейших данные хранят не в одной таблице, а в множестве таблиц. Для чего это нужно? Создание множества таблиц позволяет упростить работу с данными и как следствие, внесение изменений, в какую либо из таблиц, не создаст проблем в работе всей БД. Например, в простой БД «Ученики школы», можно создать следующие таблицы:

• Ученики – будет содержать: Код_ученика, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Оценки
• Классы – таблица: Наименование класса, Код_рук, Код ученика

Далее таблицы: Учителя, Предметы, Журнал и т.д.

Также это позволяет уменьшить объем хранимой информации т.к. связь таблиц будет осуществляться всего по одному значению (ключевому полю).

Вы заметили, что при создании новой таблицы, первым столбцом идет код, это так называемое «ключевое поле». Данное поле необходимо для организации связей таблиц в базе данных. Ключевым полем можно назначить любое из полей таблицы.

Для создания дополнительных таблиц воспользуйтесь меню «Создание-Таблица»

Имена таблиц, также как имена полей, должны быть просты и понятны, не содержать недопустимых символов (например, точек, кавычек) и не желательно использование пробелов. Для переименования таблиц, необходимо закрыть вкладку редактирования таблиц и данных

Выделить объект «Таблица1» группы «Таблицы» и с помощью контекстного меню выбрать пункт «Переименовать»

В следующей части статьи рассмотрим создание таблиц в режиме «Конструктора», а пока можете посмотреть видео-демонстрацию создания таблиц.

Видео: Создание таблиц в Access 2010 в режиме «Таблица»

СУБД Microsoft Access

Программа Microsoft Access – самостоятельный программный продукт, входящий в профессиональный пакет программ Microsoft Office. Программа Access – удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости написания программного кода, хотя в то же время она обладает встроенными средствами программирования. К достоинствам СУБД Access следует также отнести интегрированность с другими программами пакета Microsoft Office: Excel, Word и др. Данные, созданные в этих приложениях, импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Запуск программы Access осуществляет команда Пуск, Программы, Microsoft Access.

Файл базы данных, созданный в программе версии 2007/2010, имеет значок в виде листа бумаги с изображением буквы А и расширение *.accdb (Access data base), а в версии 2003 – *.mdb (Microsoft data base).

Создать новый файл приложения Microsoft Access можно в любой открытой папке Windows командой Файл, Создать и выбрать соответствующее приложение.

Типовая структура интерфейса. При работе с приложением на экран выводится рабочее поле, содержащее заголовок программы с традиционными кнопками управления окном Windows. Окно программы включает следующие вкладки и команды.

Файл. Команды создания, открытия, сохранения, закрытия, печати файла базы данных, а также ее экспорта и импорта.

Главная. Копирование, удаление, вставка фрагментов базы данных, операции с буфером обмена и др.

Вид. Команды выбора объекта и вида.

Вставка. Вставка в базу данных новых таблиц, запросов, форм, отчетов и других составляющих базы данных.

Работа с любыми объектами программы начинается с окна База данных, выводимого во вспомогательной области управления. Окно включает строку заголовка с традиционными кнопками управления, строку командных кнопок и рабочее ноле. На левой панели рабочего ноля сосредоточены элементы управления для вызова объектов программы. База данных Access включает следующие типы объектов:

• • Таблицы – основные объекты базы данных. В них хранятся данные.
• • Запросы – специальные структуры, предназначенные для обработки хранящихся данных.
• • Формы – удобный для пользователя интерфейс для ввода данных в таблицу, их исправления и просмотра.
• • Отчеты – подготовленные для вывода на экран и печать формы, составленные на основе информации, хранящейся в таблицах или запросах.
• • Страницы – страницы для удаленного доступа к данным через корпоративную сеть или Интернет.
• • Макросы – наборы последовательностей внутренних команд.
• • Модули – программные коды, созданные средствами языка Visual Basic for Application.

Три командные кнопки Открыть, Конструктор, Создать служат для выбора режима работы с базой. Кнопки Создать и Конструктор предназначены для проектирования базы данных, а кнопка Открыть – для ее эксплуатации. Проектирование базы данных с помощью кнопки Создать соответствует ее названию и служит для создания новых объектов. Кнопка Конструктор открывает структуру выбранного объекта и позволяет ее редактировать и создавать элементы управления. Кнопка Открыть открывает избранный объект и дает возможность отредактировать записи и создать новые.

В нижней части экрана в строке подсказки выводятся сообщения для пользователя относительно его возможных действий в текущий момент работы с базой данных.

Создание таблицы

Для создания новой базы данных следует выбрать команду Файл, Создать, Новая база данных. Проектирование базы данных начинается с формирования структуры ее таблиц, для этого в СУБД Access предусмотрено несколько вариантов: режим конструктора, мастер таблиц и режим ввода данных. Перед созданием структуры таблицы следует продумать и спроектировать название и содержание ее полей.

В режиме конструктора пользователь должен самостоятельно задать имена полей базы данных и тип хранящихся в них данных. Окно конструктора таблиц фактически представляет собой описательный бланк для создания и редактирования структуры таблиц (рис. 7.3). В верхней части бланка расположена таблица из трех столбцов. Первоначально бланк пуст; для создания таблицы необходимо как минимум заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных». В первом столбце вводят имена полей, во втором столбце – их тип, который выбирают из раскрывающегося списка кнопкой выбора.

В Access предусмотрены следующие типы данных:

• • текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов (например, номера телефонов);
• • поле MEMO – длинный текст или комбинация текста и чисел – предложения, абзацы;
• • числовой – числовые данные, используемые для проведения расчетов;
• • дата/время – даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно;
• • денежный – денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах;
• • счетчик – уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя;
• • логический – логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да/Нет);
• • поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Excel, документ Word, рисунок, звукозапись или данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access;

Рис. 7.3. Окно конструктора таблиц

• • гиперссылка – строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки;
• • мастер подстановок служит для запуска Мастера, позволяющего создать связь между таблицами.

Графа «Описание» не является обязательной и предназначена для текста подсказки, выводимой в строке состояния при выборе поля в форме.

Нижняя часть окна конструктора таблиц содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. К основным свойствам поля, отображаемым на вкладке Общие, относятся:

• • размер поля, определяющий максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных: Текстовый, Числовой или Счетчик;
• • формат поля, задающий формат представления данных при выводе данных на экран или печать;
• • число десятичных знаков, устанавливающее количество десятичных знаков после запятой, которые могут меняться от 0 до 15;
• • маска ввода, позволяющая задать для типов данных Текстовый, Числовой и Дата/Время маску, появляющуюся при вводе данных в поле;
• • подпись – второй идентификатор поля, использующийся программой вместо имени поля при работе с данными в табличной форме для создания заголовка столбца.

Вкладка Подстановка позволяет использовать операции подстановки при вводе данных в таблицу, облегчая работу пользователя. Свойства полей не считаются обязательными.

При создании таблицы следует задать ключевое поле, для чего достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле. Первичный ключ можно составить из нескольких полей. Такая ситуация возникает, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно идентифицировать запись в таблице. Чтобы создать составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке конструктора, а затем использовать инструмент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключа в строке. У таблицы не может быть более одного ключа, поэтому, если символ ключа имеют две или более строки, таблица имеет составной ключ.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя. Созданная таблица появляется и становится доступной в основном окне База данных двойным щелчком на ее значке.

В режиме Мастера таблиц структура таблицы формируется в четыре этапа с помощью встроенных в программу Access многочисленных шаблонов. Сначала следует выбрать категорию таблицы: личная или деловая, затем – последовательно образцы таблицы и ее полей (рис. 7.4). Здесь же можно переименовать поле.

Программа анализирует ключевые поля всех таблиц базы данных, и если находит среди них поля с такими же именами, то предлагает их связать.

Связь можно определить и самостоятельно, воспользовавшись кнопкой Схема связи. На последнем шаге Мастера таблиц определяется режим, который будет активирован после завершения работы Мастера. Можно задать режим изменения структуры таблицы, означающий переход в режим конструктора. Выбор режима непосредственного ввода данных в таблицу позволяет открыть таблицу для просмотра и редактирования.

Новая таблица не имеет записей – только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Для заполнения таблицы курсор устанавливается в необходимую ячейку указателем мыши, после чего вводится информация. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей Tab, а также он выполняется автоматически после заполнения последней ячейки.

Можно изменить имя таблицы, присвоенное по умолчанию, и определить ключевое поле «автоматически» или са-

Рис. 7.4. Окно создания таблиц с помощью Мастера таблиц

мостоятельно. При вводе и редактировании данных переход к требуемой ячейке можно осуществлять и с помощью кнопок перехода, находящихся в нижней части таблицы.

После заполнения таблицы данными все содержимое сохраняется автоматически.

Изменения структуры таблицы (состав полей или их свойства) производятся в режиме Конструктора, для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор.

Режим ввода данных позволяет перейти к заготовке таблицы, имеющей имена полей, данные по умолчанию (Поле1, Поле2 и т.д.) и которые можно переименовать (рис. 7.5). При вводе данных в табличном режиме тип полей определяется программой автоматически в зависимости от вносимой в них информации. Внешне структура таблицы похожа на рабочий лист Excel. Можно изменить ширину столбца и высоту строки, поместив курсор на линию их разделения в области выделения поля и записи. Строки таблицы можно добавлять, удалять и копировать, используя контекстное меню. Для выделения столбцов и строк таблицы достаточно щелкнуть или провести мышью заголовки столбцов или область выделения строк. Для выделения прямоугольной области ячеек достаточно установить курсор в угловую ячейку и придать ему вид толстого белого крестика, после чего протащить мышью по области выделения.

Контекстное меню в режиме таблицы содержит много команд. Используя контекстное меню заголовка столбца, можно выполнить сортировку данных по возрастанию и убыванию, убрать столбцы с экрана командой Скрыть столбцы, применить команду Столбец подстановок и т.д. Вызвав контекстное меню заголовка таблицы, можно применить фильтрацию для строк таблицы, использовать параметры

Рис. 7.5. Окно режима таблицы

шрифта для ее оформления и т.д. Контекстное меню ячейки таблицы позволяет выполнить фильтрацию записей, добавить объект в поле, имеющий тип «Поле объекта OLE», установить гиперссылку на документ и т.д. Применение фильтрации позволяет скрывать часть записей при их просмотре на экране и выводить для просмотра только отфильтрованные записи. Добавить новую запись, удалить запись, установить высоту строки позволяет контекстное меню области выделения строки.

После создания таблицы и ее закрытия она отображается в окне базы данных в виде значка и своего имени. СУБД Access позволяет изменить структуру таблицы в дальнейшем на любом этапе работы с базой данных в режиме конструктора.

MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида

Хотя в Access 2010 существует четыре типа объектов базы данных, таблицы, возможно, являются наиболее важными. Даже когда вы используете формы, запросы и отчеты, вы все еще работаете с таблицами, потому что там хранятся ваши данные. Таблицы лежат в основе любой базы данных, поэтому важно понять, как их использовать.

В этой статье вы узнаете, как открывать таблицы, создавать и редактировать записи, а также изменять внешний вид вашей таблицы, чтобы упростить просмотр и работу.

Основы таблиц

Если вы новичок в Microsoft Access, вам необходимо изучить основы работы с таблицами, чтобы вы могли открывать, перемещаться, добавлять информацию и редактировать их.

Чтобы открыть существующую таблицу:

1. Откройте свою базу данных и найдите область навигации.
2. В области переходов найдите таблицу, которую вы хотите открыть. Таблицы отмечены значком.
3. Дважды щелкните имя таблицы. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов.

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями.

Поле — это способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Запись — это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Навигация по столам

Чтобы перемещаться по записям в таблице, вы можете использовать клавиши со стрелками вверх и вниз, прокручивать вверх и вниз или использовать стрелки на панели навигации записи, расположенной в нижней части таблицы. Вы также можете найти любую запись в текущей открытой таблице, выполнив ее поиск, используя окно поиска записей. Просто поместите курсор в поле поиска, введите любое слово, которое появляется в записи, которую вы хотите найти, и нажмите Enter. Чтобы просмотреть дополнительные записи, соответствующие вашему поиску, нажмите Enter еще раз.

Чтобы перемещаться между полями, вы можете использовать клавиши со стрелками влево и вправо или прокручивать влево и вправо.

Добавление записей и ввод данных

Ввод данных в таблицы в Access аналогичен вводу данных в Excel. Для работы с записями вам нужно будет ввести данные в ячейки.

Чтобы добавить новую запись:

Существует три способа добавления новой записи в таблицу:

• В группе «Запись» на вкладке «Главная» щелкните команду «Создать».

• На панели навигации «Запись» в нижней части окна нажмите кнопку «Новая запись».

• Просто начните печатать в строке ниже вашей последней добавленной записи.

Иногда, когда вы вводите информацию в запись, выдается всплывающее окно, чтобы сообщить вам, что введенная вами информация недействительна. Это означает, что в поле, в котором вы работаете, есть правило проверки, которое является правилом о типе данных, которые могут отображаться в этом поле. Нажмите «ОК», затем следуйте инструкциям во всплывающем окне, чтобы повторно ввести свои данные.

Чтобы сохранить запись:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
2. Нажмите кнопку «Сохранить».

Перед закрытием таблицы обязательно сохраните несохраненные записи. При закрытии таблицы Access не будет запрашивать сохранение.

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, просто нажмите ее и введите свои изменения. Тем не менее, Access также предлагает вам возможность находить и заменять слово в нескольких записях, а также полностью удалять записи.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Find и Replace, который ищет термин и заменяет его другим термином.

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Найти».
2. Выберите команду «Заменить». Появится диалоговое окно «Найти и заменить».

3. Нажмите поле «Найти»: и введите слово, которое вы хотите найти.

4. Нажмите кнопку «Заменить с» и введите слово, которое вы хотите заменить оригинальным словом.

5. Нажмите стрелку «Вниз»: выберите область, которую вы хотите найти.
Выберите «Текущее поле», чтобы ограничить поиск выбранным в данный момент полем.
Выберите текущий документ для поиска по всей таблице.

6. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Match: выберите, насколько близко вы хотите, чтобы результаты соответствовали вашему поиску.
Выберите любую часть поля для поиска поискового запроса в любой части ячейки.
Выберите «Всего полей» для поиска только для ячеек, которые соответствуют вашему поисковому запросу.
Выберите «Начало поля» для поиска только для ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.

7. Нажмите «Найти далее», чтобы найти следующее вхождение поискового запроса.

8. Нажмите «Заменить», чтобы заменить исходное слово на новое.

Хотя вы можете использовать Replace All для замены каждого экземпляра термина, заменяя его по одному, вы можете быть абсолютно уверены, что редактируете только нужные вам данные. Замена данных непреднамеренно может негативно повлиять на вашу базу данных.

Чтобы удалить запись:

1. Выберите всю запись, нажав серая рамка в левой части записи.

2. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
3. Нажмите команду Удалить. Запись будет удалена навсегда.

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются неизменными даже после удаления записи. Например, если вы удалите 34-ю запись в таблице, последовательность идентификационных номеров записей будет читать . 32, 33, 35, 36 . а не . 32, 33, 34, 35, 36 .. ,

Изменение внешнего вида таблицы

Access 2010 предлагает несколько способов изменить внешний вид таблиц. Эти изменения касаются не только того, чтобы ваш стол выглядел красиво; они могут облегчить чтение таблицы.

Изменение размеров полей и строк

Если ваши поля и строки слишком малы или велики для данных, содержащихся в них, вы всегда можете изменить их размер, чтобы отображался весь текст.

Чтобы изменить размер поля:

1. Поместите курсор над правой сеткой в заголовке поля. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

2. Нажмите и перетащите линию сетки вправо, чтобы увеличить ширину поля или влево, чтобы уменьшить ширину поля.
3. Отпустите мышь. Ширина поля будет изменена.

Чтобы изменить размер строки:

1. Поместите курсор на нижнюю линию сетки в серой области слева от строки. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

2. Нажмите и перетащите линию сетки вниз, чтобы увеличить высоту строки или вверх, чтобы уменьшить высоту строки.
3. Отпустите мышь. Высота строки будет изменена.

Скрытие полей

Если у вас есть поле, которое вы не планируете редактировать или не хотите, чтобы другие люди редактировали, вы можете скрыть его. Скрытое поле невидимо, но все еще является частью вашей базы данных. Данные в скрытом поле могут быть доступны из форм, запросов, отчетов и любых связанных таблиц.

Чтобы скрыть поле:

1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля.
2. В раскрывающемся меню выберите Скрыть поля.

Параметры форматирования таблиц

Цвет чередующихся строк

По умолчанию фон любой другой строки в таблице Access представляет собой несколько оттенков, более темных, чем фон остальной части таблицы. Этот более темный цвет чередующихся строк упрощает чтение вашей таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно выше и ниже нее.

Чтобы изменить цвет другой строки:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.
2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Альтернативный ряд».

3. Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите «Нет цвета», чтобы удалить цвет другой строки.

4. Цвет вашей альтернативной строки будет обновлен.

Изменение линий сетки

Другим способом Access упрощает чтение ваших таблиц путем добавления линий сетки, которые отмечают границы каждой ячейки. Gridlines(линии сетки) — это тонкие линии, которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию сетчатые линии темно-серого цвета и появляются со всех сторон ячейки, но вы можете изменить их цвет или скрыть нежелательные линии сетки.

Чтобы настроить отображение линий сетки:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.
2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Gridlines.

3. Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать горизонтальные линии сетки между строками, вертикальными градиентами между столбцами, обоими типами линий сетки или вообще ничем.

4. Строки сетки на вашем столе будут обновлены.

Дополнительные параметры форматирования

Чтобы просмотреть дополнительные параметры форматирования, нажмите стрелку форматирования Datasheet в нижнем правом углу группы форматирования текста.

Диалоговое окно «Форматирование таблицы данных» предлагает несколько дополнительных параметров форматирования, в том числе возможность изменять цвет фона, цвет сетки и стиль границы и линии. Он даже включает возможность просмотра таблицы образцов с вашими вариантами форматирования, поэтому поиграйте с различными вариантами форматирования, пока не получите таблицу, выглядящую так, как вы этого хотите.

В конечном итоге у Вас изменится вид таблицы и станет напоминать Excel.