Progress-servis55.ru

Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Использование шаблонов в excel

Как в Excel Шаблоны выполняют Вашу работу

Здравствйте, уважаемые читатели. У многих из вас есть регулярные отчеты, бланки, документы, которые приходится часто заполнять. Кто-то постоянно делает накладные и документы по одной и той же форме, а кто-то большие корпоративные отчеты. В этом посте я расскажу, как создать шаблон часто используемого документа Эксель и больше никогда не делать одну и ту же работу по несколько раз. Вы будете открывать шаблон, заполнять его данными и получать результат.

Почему я считаю это удобным? Например, многие просто открывают последний вариант документа, вносят туда новые данные и сохраняют под новым именем. Конечно, это привычно для всех. Но что если вы случайно сохраните новый документ под старым именем? Исходный документ будет потерян. Так зачем рисковать результатами напряжённой работы, проделанной ранее?

А вот при использовании шаблона, никакие данные не теряются, ведь вы работаете в новой рабочей книге, которая уже при создании выглядит так, как указано в шаблоне. А если форма документа изменяется – вы всегда можете поправить шаблон под новые требования. Удобно, неправда ли? Мне удобно и Вам тоже будет!

Что такое шаблоны Эксель

Шаблоны в Microsoft Excel – это особый вид рабочих листов и книг, для которых заданы стили и оформление. Открывая такой объект, вы можете сразу заполнять его данными, уделяя меньше внимания форматированию. Таким образом, вы поддерживаете единый стиль своих документов и экономите огромное количество времени. Применение шаблонов позволяет концентрироваться на качественной составляющей расчетов, без постоянного однотипного оформления.

Чтобы было понятнее, представьте какой-нибудь бланк. Например, отчета о полученной прибыли. Сам по себе — это всего лишь пустой лист с разметкой. Он ничего не значит и ни на что не влияет. Это и есть шаблон в Эксель. Но как только Вы в очередной раз внесли в него информацию — это уже документ. Бланк сам по себе практически никогда не изменяется, а данные в нем всегда разные. Так зачем каждый раз рисовать бланк и заполнять его данными? Думаю, такое сравнение Вам понятно.

Нужно понимать, шаблон – это не рабочая книга в том понятии, к которому вы привыкли. Это только информация о разметке листа и исходных данных. Обратите внимание:

  • Когда мы загружаем шаблон, программа создаёт новую рабочую книгу с форматированием, как в шаблоне
  • А когда мы открываем шаблон – можно менять его оформление и содержание для последующей загрузки в рабочую книгу и заполнения данными.

Как загрузить шаблон в рабочую книгу

Когда вы создаёте новую книгу Excel, программа отображает окно Создать , в котором предлагает выбрать шаблон, либо открыть пустую книгу.

Стандартные шаблоны Эксель

Здесь вы можете найти один из шаблонов по теме и назначению, программа отображает миниатюру листа для большей наглядности. Для загрузки шаблонов, Эксель использует интернет – позаботьтесь о наличии подключения.

В строке поиска вы можете ввести назначение шаблона, а программа предложит шаблоны из своей огромной базы данных. Кликайте на том варианте, который вам подходит, чтобы загрузить его из базы данных в рабочую книгу. На рисунке ниже я искал шаблон календаря. Смотрите, как много разных шаблонов найдено.

Шаблоны по запросу «Календарь»

Всё, рабочая книга на базе шаблона создана, можете работать!

Как изменить шаблон Excel

Скорее всего, вам захочется что-то изменить в загруженном шаблоне, чтобы он подходил вам на 100%.

Для начала, нужно открыть файл шаблона (не создать книгу на основе шаблона, а именно открыть шаблон). Для этого откройте файл шаблона любым из известных способов. Установите тип открываемого файла «Шаблоны» (будут показаны файлы с расширением .xltx, .xltm или .xlt). В проводнике найдите место, где хранятся шаблоны, обычно это: C:Users AppDataRoamingMicrosoftШаблоны. Выберите в списке нужный шаблон и откройте его.

В открывшемся документе можете добавить или удалить листы, изменить отступы, колонтитулы, шрифты, выбрать новый стиль для ячеек. После окончания, сохраните изменения в шаблоне и закройте книгу. При следующем использовании такого шаблона, все изменения в нём будут учтены.

Читать еще:  Обработка больших объемов данных в excel

Как сделать собственный шаблон Эксель

Вы можете сделать и собственные, пользовательские шаблоны. Для этого, создайте новую книгу Эксель и отформатируйте её как нужно, внесите информацию. Можете даже задать формулы, и создать диаграммы. Прописывайте все данные и расчёты, которые будут повторяться в каждом экземпляре, созданном по шаблону.

Когда вёрстка шаблона окончена, сохраните его на жёстком диске компьютера, присвоив информативное имя вместо предложенного программой. При сохранении выберите один из форматов файла

  • Шаблон Excel (расширение .xltx)
  • Шаблон Excel с поддержкой макросов (расширение .xltm)
  • Шаблон Excel 97-2003 (старый формат, расширение .xlt)

Теперь можно использовать свой шаблон. Выполните Файл – Создать – Личные для выбора и загрузки одного шаблона.

Открытие пользовательского шаблона

Созданный шаблон можно использовать по умолчанию для открытия Эксель. Если вы хотите заменить стандартный шаблон Excel, который применяется к новым книгам – создайте свой и сохраните под именем «Книга.xlts» в папке XLStart. Чаще всего, эта папка располагается по адресу: C:Users AppDataRoamingMicrosoftExcelXLStart.

Теперь программа будет создавать новые рабочие книги по вашему шаблону. Чтобы вернуться к стандартному оформлению новых документов – удалите файл Книга.xlts из папки XLStart.

Вот так просто можно создать и использовать шаблоны в Excel. Мы еще раз убеждаемся, что Microsoft Office – это легко! Чем больше работы делает за Вас программа, тем Вам легче. И было бы странным не пользоваться теми удобствами, которые предоставляют нам разработчики из Майкрософт. Что ж, на этом буду заканчивать статью о шаблонах. Если у Вас что-то не получилось — задавайте вопросы в комментариях.

А что дальше? Дальше учимся распечатывать документы! Почему нельзя пропустить посты о печати? Потому что напечатанный документ — это готовый документ, то есть — это апогей и конечный результат Ваших стараний. И если он выглядит неидеально — какие же мы тогда профессионалы?

Использование шаблонов

Воспользуйтесь учебным шаблоном, чтобы больше узнать о работе с Word, Excel и PowerPoint. Можно также выбрать один из тысяч бесплатных шаблонов Office для любого проекта.

Учеба на практике

Знакомство с Word

Практическое обучение работе с Word — инструкции, которые можно отредактировать, напечатать и которыми можно поделиться

Знакомство с Excel

Подготовка к работе с Excel — 10 быстрых шагов.

Знакомство с PowerPoint

5 советов по оптимизации работы в PowerPoint, включая спецэффекты.

Учебник по формулам

Пошаговые инструкции для наиболее популярных формул в Excel с примерами из жизни.

Учебник по сводным таблицам

Освойте азы: научитесь создавать и использовать сводные таблицы в Excel.

Дополнительные действия со сводными таблицами

Освойте азы: научитесь создавать и использовать сводные таблицы в Excel.

Трехмерные модели

Оживите свои презентации

Узнайте, как сделать свои презентации PowerPoint трехмерными, с помощью этого учебного шаблона.

Работа с трехмерными моделями в Word

Прочтите советы и инструкции по использованию трехмерных моделей в документах Word, а также ознакомьтесь с примерами.

Трехмерные модели в PowerPoint

Этот профессионально оформленный шаблон показывает, как в PowerPoint можно динамически отображать настраиваемую трехмерную модель дома.

Получить другие шаблоны

Другие шаблоны Excel

Шаблоны Excel разнообразны — они позволяют работать со счетами и каталогами продукции, составлять бюджет, планировать мероприятия.

Другие шаблоны Word

Рекламные листовки, буклеты, наклейки, приглашения и многое другое. Оформляйте свою корреспонденцию с помощью шаблонов Word.

Другие шаблоны PowerPoint

Легко приступайте к работе над презентацией, планом проекта или отчетом с помощью привлекательных шаблонов PowerPoint.

Рис.1. Сохранение файла как шаблон документа

Для создания нового документа на основе шаблона нужно выбрать пункт «Создать» из меню «Файл» и выбрать созданный вами шаблон для создания нового документа. (см. рис. 2). При этом откроется точная копия шаблона но с расширением « xls ».


Рис 2. Фрагмент диалога создания документа

Шаблон документа можно редактировать как обыкновенную книгу, открыв его в Excel . С помощью шаблонов можно изменить вид рабочей книги и листов Excel , открывающихся по умолчанию. Новый вид рабочей книги сохраняется под именем « book.xlt » в каталоге « XLStart », который создается программой установки Excel . Для создания нового вида рабочего листа создается книга с единственным листом и сохраняется в каталоге « XLStart » под именем « лист.xlt ». В случае с шаблоном листа в Excel 97 имя каждого нового листа не меняется.

Читать еще:  Вкладка макет в excel

Так, чтобы при открытии новой книги в меню «Сервис» в диалоге «Автозамена» пункт «Делать первые буквы предложения прописными» не был отмечен по умолчанию (см. рис. 3). нужно снять отметку этого пункта в новой книге Excel и сохранить ее как шаблон рабочей книги по умолчанию. После чего нужно закрыть шаблон командой «Закрыть» из меню «Файл». Все вновь созданные книги уже не будут иметь отмеченным данный пункт диалога «Авозамена».


Рис. 3. Фрагмент диалогового окна «Автозамена»

Использование мастера шаблонов

Мастер шаблонов позволяет связать рабочую книгу Excel с базой данных или списком Excel. В этом случае лист Excel может служить формой для ввода данных. Мастер шаблонов позволяет связать определенные ячейки с полями списка или базой данных. Например, есть следующий лист Excel (см. рис.4), сохраненный в файле «Книга 4. xls »


Рис.4. Использование листа Excel как формы для ввода данных

Для запуска мастера шаблонов нужно выбрать пункт «Мастер шаблонов» в меню «Данные». Если этот пункт отсутствует, то нужно вернуться к программе установки Excel и установить надстройку «Мастер шаблонов». На первом шаге «Мастера шаблонов» нужно выбрать имя нашей рабочей книги как основу для шаблона и само имя для шаблона (см. рис.5). Excel заполняет эти имена автоматически и их можно не трогать. На следующем шаге выбирается формат хранения данных и имя базы данных или списка Excel , где данные будут храниться (см. рис. 6). В нашем примере также все можно оставить по умолчанию.

Рис. 5. Мастер шаблонов – шаг 1


Рис.6. Мастер шаблонов — шаг 2

На шаге три мастера шаблонов нужно связать ячейки нашего листа с полями списка (см. рис. 7).


Рис.7. Мастер шаблонов – шаг 3

Нажав на кнопку выбора диапазона нужно щелкнуть на ячейке « C2 », чтобы ввести ее адрес в поле «Ячейка». Затем просто щелкнуть мышкой на соседнем с ней слева пустом поле. Excel автоматически введет в него имя «Товар». Это имя можно назначить также самостоятельно. Заполнив сходным образом все четыре поля включая « C5 », переходим к следующим шагам мастера. Оставив все настройки Excel по умолчанию на этих шагах, завершаем работу мастера и закрываем рабочую книгу.

Для ввода данных в список Excel при помощи созданного шаблона нужно выбрать команду «Создать» из меню «Файл» и выбрать появившийся во вкладке общие наш шаблон. Затем нужно заполнить поля « C2:C4 » открывшийся рабочей книги и выбрать пункт «Сохранить» в меню «Файл». Появится следующий диалог (см. рис.8).


Рис 8. Диалог добавления записи в список

Нажав на кнопку «ОК», введем запись в список. Возникнет диалог сохранения документа. Сохраним его, в дальнейшем, этот диалог больше показываться не будет. Заполним заново ячейки « C2:C4 » и вновь выберем пункт «Сохранить». После ответ на возникающий диалог добавления записи новые данные будут сохранены в списке, примерный вид которого показан на рис. 9.


Рис. 9 . Полученный список в файле «Книга 4 – данные. xls »

С помощью созданной формы можно только вводить данные в базу. Если база данных организована как книга Excel , как в рассмотренном примере, то ее можно открыть и проводить с ней любые операции в Excel .

Для каждого цеха предприятия имеются сведения о распределении рабочих по степени выполнения плана. Подсчитать средний процент выполнения норм выработки по цехам и по предприятию в целом

Шаблоны Excel 2007

Автор:Индык Игорь Викторович
e-mail:exelentc@yandex.ru

Я каждый день создаю новый отчет о продажах. Для этого я открываю отчет за предыдущий день, и изменяю числа отчета по результатам текущего дня. Как сделать, чтобы этот отчет открывался при запуске Excel?

Вполне возможно настроить автоматическое открытие определённого файла при запуске Excel. Но в данной ситуации гораздо проще создать шаблон отчета, который будет содержать нужное форматирование, формулы, текст и поля для ввода изменяющихся данных, чем редактировать отчет «за вчера».

Шаблон MS Excel — это рабочая книга с расширением .xltx, которая имеет настроенное пользователем форматирование, а так же нужное содержимое, такое как текстовые заголовки, подписи, формулы и т.д. Преимуществом шаблона является его удобное использование для создания новых документов.

Excel 2007 содержит несколько образцов шаблонов, а так же удобный функционал для загрузки шаблонов из интернета.

Для того чтобы воспользоваться встроенными шаблонами, нужно в меню Office выбрать команду Создать.

Окно Создание книги, которое откроется после этого, содержит три области:

В центральной части окна находятся пустые шаблоны (обычная пустая книга Excel), а так же последние использованные шаблоны. Область справа обеспечивает предварительный просмотр выбранного шаблона. Область слева содержит нужные нам категории шаблонов. Выбрав категорию Установленные шаблоны, мы увидим следующие шаблоны:

Выбрав, например, шаблон Рассрочка, мы получаем удобный инструмент для расчета ежемесячных платежей по кредиту.

Возвращаясь к заданному вопросу, предлагаем следующее решение: для упрощения процесса регулярной подготовки однотипного отчета нужно создать и использовать его шаблон.

Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

  1. В новой книге Excel подготовить бланк отчета (создать необходимые таблицы, заголовки, подписи, текстовые вставки, формулы, числовые константы и т.д.). Рекомендуем внести в шаблон всю информацию, которая в дальнейшем меняться не будет.
  2. В меню Office выполнить команду Сохранить как.
  3. В окне Сохранение документа указать папку хранения шаблона, его название, и в поле Тип файла выбрать Шаблон Excel (*.xltx).

Запустив файл шаблона, вы получите готовый для заполнения отчет в формате .xlsx

Мой знакомый прислал мне шаблон налоговой накладной для расчета задолженности по НДС. Как мне добавить его в шаблоны Excel, чтоб открывать его из программы?

Для того, чтобы шаблон был доступен в окне Создание документа (категория Мои шаблоны), его нужно сохранить по адресу:

Теперь ваш шаблон доступен в категории Мои шаблоны окна Создание документа.

Мне нужно, чтобы этот шаблон сразу же и открывался при запуске Экселя!

Для установки шаблона в качестве автошаблона по умолчанию, необходимо скопировать нужный шаблон в папку XLSTART, которая находится по адресу (в случае стандартной установки MS Office 2007):

Скопированный файл нужно переименовать в КНИГА.xltx

Теперь этот шаблон будет открываться при каждом запуске Excel.

Если нет возможности сохранять данные в папке установки MS Office, или есть необходимость использования другой папки для хранения автошаблонов, путь к ней можно настроить через меню Office — нажать кнопку Параметры Excel, выбрать категорию Дополнительно, и в разделе Общие указать путь к нужной папке в поле Каталог автозагрузки:

Мне нужен календарь на 2011 год. Excel может его быстро сделать?

В Excel’е действительно можно создать календарь. Но это требует определённых навыков и времени. Поэтому проще воспользоваться готовыми шаблонами с официального узла Microsoft Office (соответственно, компьютер должен быть подключен к интернету в момент поиска шаблонов).

Для этого нужно в меню Office нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Создание документа в разделе Microsoft Office online нужно выбрать категорию Календари. В появившемся списке выбираем категорию Календари на 2011 г. На момент написания это статьи предлагаются два шаблона календарей:

Выбираем желаемый шаблон и создаем новую книгу с календарем.

Я сделал шаблон нужного мне отчета. Как его добавить в файл, где уже есть разные листы?

Для выполнения такой задачи нужно вставить в существующую книгу пустой лист, и вызвать на его ярлыке контекстное меню. В этом меню необходимо выбрать пункт Вставить…, и в открывшемся окне выбрать необходимый шаблон. Пользовательские шаблоны (сохраненные в папке Шаблоны профиля пользователя) отображаются на вкладке Общие, встроенные шаблоны — на вкладке Решения.

В начало страницы

В начало страницы

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector