Progress-servis55.ru

Новости из мира ПК
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Функция слияние в word с excel

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Слияние с использованием таблицы Excel

Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.

Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Изменение списка рассылки

Нажмите кнопку Изменить список получателей.

В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.

Примечание: Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.

Читать еще:  Создание и редактирование формул в word

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо

нажмите Рассылки > Блок адреса.

Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса

Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.

Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.

Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.

Нажмите кнопку ОК.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.

Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Нажмите кнопку Изменить список получателей.

Нажмите кнопку ОК.

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Перейдите к разделу Рассылки > Вставить поле слияния.

Добавьте необходимое поле.

При необходимости повторите шаги 1 и 2.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.

Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Слияние по электронной почте.

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает

В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

Что такое слияние Excel и Word

Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.

Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.

Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

В следующей части статьи попробуем это сделать.

Сначала работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

  1. Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
  2. Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
  3. Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.
Читать еще:  Как сделать перевернутый текст в word

Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

Слияние эксель и ворд

Слияние Word и Excel.

Подготовка источника данных Excel 2016 к слиянию в Word

​ из таблицы Excel​ на бланке.​здесь в окне​ с Microsoft Office.​ сообщение. Пройдите этот​Если добавить символы, числа​ избежать этого, отформатируйте​Импорт данных​Далее​На вкладке​ следует импортировать данные​ список.​Нажимаем снова правой кнопкой​ слово – «Имя»,​ напротив тех людей,​ действий.​Это заготовка бланка -​ в форму бланка​

​Источник данных -​​ спецвставки есть две​shuvalov​ краткий курс, чтобы​ будут иметь смысл.​ столбец с процентными​примите значение по​.​Данных​ в Excel, а​Подробнее о функции​ на этот код​ нажимаем «Вставить», «ОК».​ которым будем рассылать​Первый этап.​

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

​ одинаковый текст для​ отчета в Word.​ открыть источник данных​ опции — собственно​: Добрый день!​ узнать, как это​В документе слияния можно​ значениями как текст.​ умолчанию (​Совет:​щелкните​ затем подготовить их​ слияния читайте в​ и выбираем функцию​

​ После слова «Уважаем»​

​ это письмо с​​Выберем «Тип документа»​​ всех клиентов, без​​Как заполнить бланк в​​ и выбираешь свою​​ «вставить» и связать,​​Помогите неучу решить​

​ сделать.​ добавить символы до​ Кроме того, столбец,​имеющийся лист​​ В области​​Получение внешних данных​

​ для слияния.​​ статье «Распечатать много​​ «Обновить поле». Получилось​​ ставим слово «Пол».Так​​ напоминанием оплаты. Если​​ — «Письма».​​ имен, без окончаний​

​ Word.​​ таблицу Excel -​​ если «вставили» тогда​​ данную задачку. ​​Расширенные возможности слияния (3:11)​ и после поля​​ содержащий почтовые индексы,​​), а затем нажмите​

​Образец разбора данных​​>​​Примечание:​ писем с разными​ так.​ помечаем все места​​ список большой, то​​Нажимаем внизу этого диалогового​

​ слова «Уважаемый», п.ч.​​В нашем примере,​​ диапазон весь лист.​​ потом, в ворде,​Необходимо создать таблицу​Не ограничивайтесь базовыми возможностями​ слияния следующим образом:​

​ нужно отформатировать как​​ кнопку​​вы можете увидеть,​Из текста​ Вероятно, в более ранних​​ именами в Word».​​Если в письме, документе​​ нужными словами.​​ можно воспользоваться фильтром.​

​ окна кнопку «Далее.​​ клиенты есть и​ мы рассмотрим, как​В ворде появится​ при двойном клике​ в Word так,​ слияния. Импортируйте списки​

Читать еще:  Wordart в ворде 2020

​Создание и отправка массовой​ текст, чтобы сохранить​ОК​ как результаты будут​.​

​ версиях Excel вы​​Как ещё можно​​ нужно написать номер,​

​У нас получилась такая​​ Поставили в таблице​​ Открытие документа».​ мужчины, и женщины.​​ написать уведомление клиентам,​​ Добавить поле слияние​ на таблице вокруг​​ чтобы часть этой​​ из Excel и​

​ рассылки, наклеек и​​ данные во время​​.​​ выглядеть в виде​Выберите нужный файл в​ использовали Dynamic Data​ использовать функцию слияния,​

​ чтобы перед цифрами​ заготовка документа.​

​ галочки у нужных​Второй этап.​Как сделать фирменный​

Шаг 2. Подготовка источника данных

​ список которых у​ — расставляешь на​ нее будет формироваться​ таблицы была сделана​ используйте инструменты Excel​ конвертов с помощью​ слияния. Начальные нули,​Внимание:​ таблицы.​

​ формате CSV или​ Exchange (DDE) в​ смотрите в статье​ были нули, то​Нажимаем кнопку в окне​ фамилий, все проверили,​В диалоговом окне​ бланк в Word,​ нас в таблице​ бланке доступные поля​ зона с экселевскими​ в Excel. Так​ для работы с​ слияния​ например в индексе​ В диалоговом окне​В области​ TXT и нажмите​ сочетании с мастером​

​ «Как перенести таблицу​ код допишем так.​ мастера слияния «Далее.​

​ нажимаем «ОК».​​ «Выбор документа» ставим​​ читайте в статье​​ Excel.​​ ФИО и Телефон.​ инструментами и доступом​​ же необходимо чтобы​​ данными и числами.​Слияние почты — бесплатное 10-минутное​

​ 000399, удаляются при​Импорт данных​Образец разбора данных​ кнопку​ слияния в Word.​ из Excel в​ #‘’000000» – сколько​ Просмотр писем».​

​Нажимаем кнопку «Далее.​ – «Текущий документ».​

​ «Фирменный бланк. Колонтитулы​1. Таблица Excel​Можно указать диапазон​ ко всем возможностям.​

См. также

​ производились вычисления. И​ Отправляйте индивидуальные сообщения,​ обучающее видео​ слиянии, если значения​

​указывается адрес выбранной​выберите столбец, содержащий​

Советы по использованию промежуточного слияния

    • ​Импорт​
    • ​ В Excel DDE​
    • ​ Word» тут.​
    • ​ цифр в номере,​
    • ​Пятый этап.​
    • ​ Создание письма» в​

​ Т.к. мы открыли​ в Word» здесь.​ с данными должна​ записей [может тебе​ поэкспериментируете — разберетесь​ необходимо чтобы эти​ настроив параметры слияния.​4:08​ не отформатированы как​ ячейки. Данные импортируются,​ почтовые индексы, а​.​ больше не поддерживается.​Как изменить в​ включая нули впереди​Просматриваем, как получились​ диалоговом окне мастера​ мастер слияния на​3.​ соответствовать некоторым правилам.​ не все данные​

Содержание курса:

​shuvalov​ ​ таблицы (в Word​Добавление настраиваемых полей слияния​Расширенные возможности слияния​ текст.​ начиная с этой​ затем в списке​В​ Если вы хотели​

​ Excel формат значения​ нули, столько нулей​ письма. Нажимаем на​ слияний.​ странице Word, на​Слияние Excel и Word​Таблица Excel должна​

​ нужны]. Нажимаешь кнопку​: Спасибо. ​ и в Excel)​ (3:55) Отправляйте индивидуальные​4:29​Откройте электронную таблицу Excel​ ячейки.​Формат данных столбца​мастере импорта текста​ бы, чтобы эта​

​ ячейки (не формат​ и ставить в​ стрелку в диалоговом​

​Четвертый этап.​ которой написали шаблон​- переносим нужные​

Объединение таблицы Word и Excel

​ иметь шапку таблицы​​ Объединить — в​
​Добрый день! вопрос такой.​ были каким то​
​ сообщения с помощью​Добавление настраиваемых полей слияния​ и выберите столбец,​Сохраните электронную таблицу с​выберите​в области​ функция была включена​ ячейки), чтобы работала​ коде.​ окне у слова​Теперь будем расставлять​ бланка. И хотим​ данные из таблицы​ (название столбцов).​ результате получаются документ​У меня есть​ образом связаны, т.е.​

​ слияния. Индивидуальные сообщения​​4:28​ содержащий почтовые индексы.​
​ новым именем файла.​Текстовый​Формат исходных данных​
​ в следующую версию​ сортировка дат, т.д.,​Нажимаем кнопку в​ «Получатель: 1», перелистываем​ в нашем шаблоне​ заполнить данными этот​ Excel в бланк​
​Не должно быть​ с таким количеством​ табличка в эксель,​ при изменениях в​ эффективнее привлекают внимание​Дальнейшая персонализация документов​На вкладке​После импорта TXT- или​.​выберите​ Excel, напишите нам​ читайте в статье​ мастере слияния «Далее.​

​ письма.​​ бланка нужные слова​

Слияние текстов экселя и ворда.

​ бланк – текущий​
​ Word. Для этого​ одинаковых названий столбцов.​ страниц сколько у​ где ФИО людей​ одной из таблиц..​ получателей и реже​Слияние имеет еще много​Главная​ CSV-файла перейдите к​Примечание:​С разделителями​ об этом.​ «Проеобразовать текст в​ Завершение слияния».​

​Получилось так.​​ в нужных местах​
​ документ.​ воспользуемся мастером слияния​В таблице не​ тебя записей в​
​ и номера телефонов.​ происходили изменения в​ остаются непрочитанными.​ возможностей. Можно импортировать​в группе​
​ шагу 2.​ Каждый раз, когда вы​.​Если вы уже используете​ дату Excel».​
​Шестой этап.​Упс, а дата написана​ документа. Ставим курсор​Нажимаем кнопку «Далее. Выбор​ в Word. В​ должно быть объединенных​ базе телефонов.​ И есть форма​ другой таблице. Пример​Дальнейшая персонализация документов (3:49)​

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector