Progress-servis55.ru

Новости из мира ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Mail merge как пользоваться word

Почтовая рассылка средствами Word и Excel.

Постановка задачи

Предположим, что у нас имеется вот такая таблица Excel:

В ней хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса, имена и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником с помощью вот такого поздравительного письма в Word:

Задача состоит в том, чтобы автоматически создать на каждого отдельное письмо, куда будут подставлены ФИО и название компании клиента, с тем чтобы потом эти письма вывести на печать.
Решить подобную проблему можно либо в Excel с использованием макросов, либо с помощью специально созданного для этого инструмента в Microsoft Word — Слияния (Mail Merge) .

Шаг 1. Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек)
  • в таблице не должно быть объединенных ячеек
  • в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются)
  • т.к. Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая). «

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (FormatasTable) с вкладки Главная (Home) для создания подобных таблиц с данными для рассылки.

Шаг 2. Подготовка шаблона письма в Word

Здесь все проще — нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel.

Шаг 3. Слияние

Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) — Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge) .
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters).

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document) .

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния :

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать — куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе пользователь уже может предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.

Этап 6. Завершение слияния

Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Вот и все! Получившийся документ можно отправить на печать или отредактировать-сохранить по желанию для похожих рассылок в будущем.

Помощь
Задать вопрос
программы
обучение
экзамены
компьютеры
Бесплатный звонок
ICQ-консультанты
Skype-консультанты
Общая справка
Как оформить заказ
Тарифы доставки
Способы оплаты
Прайс-лист
Карта сайта

Популярные статьи
Информационная безопасность Антивирусное ПО и защита от спама Eset Software Лаборатория Касперского


Бестселлеры
Курсы обучения «Atlassian JIRA — система управления проектами и задачами на предприятии»
Microsoft Office 365 для Дома 32-bit/x64. 5 ПК/Mac + 5 Планшетов + 5 Телефонов. Подписка на 1 год. Электронный ключ
Microsoft Windows 10 Профессиональная 32-bit/64-bit. Все языки. Электронный ключ
Microsoft Office для Дома и Учебы 2019. Все языки. Электронный ключ
Курс «Oracle. Программирование на SQL и PL/SQL»
Курс «Основы TOGAF® 9»
Microsoft Windows Professional 10 Sngl OLP 1 License No Level Legalization GetGenuine wCOA (FQC-09481)
Microsoft Office 365 Персональный 32-bit/x64. 1 ПК/MAC + 1 Планшет + 1 Телефон. Все языки. Подписка на 1 год. Электронный ключ
Windows Server 2016 Standard
Курс «Нотация BPMN 2.0. Ее использование для моделирования бизнес-процессов и их регламентации»
Антивирус ESET NOD32 Antivirus Business Edition
Corel CorelDRAW Home & Student Suite X8

О нас
Интернет-магазин ITShop.ru предлагает широкий спектр услуг информационных технологий и ПО.

На протяжении многих лет интернет-магазин предлагает товары и услуги, ориентированные на бизнес-пользователей и специалистов по информационным технологиям.

Хорошие отзывы постоянных клиентов и высокий уровень специалистов позволяет получить наивысший результат при совместной работе.

Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Подготовка основного документа

Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Выберите Рассылки > Строка приветствия.

Выберите нужный формат.

Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Примечание: После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.

Если часть адреса или другие поля отсутствуют, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее или Назад , чтобы просмотреть имена и адреса в тексте письма.

Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.

В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.

Примечание: Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить получателей копии и скрытой копии невозможно. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения в сообщение электронной почты.

В поле Тема введите тему сообщения.

В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.

В группе Отправить записи используйте один из следующих параметров:

Все записи (по умолчанию).

Текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.

С и По, чтобы отправить только диапазон записей.

Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.

В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.

См. также

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Создание основного документа в Word

Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.

В Word введите текст сообщения, которое нужно отправить.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.

В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.

Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.

Выберите Рассылки > Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.

Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.

Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.

После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.

Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.

Выберите поле слияния Кому, тему и формат отправки (в виде текста, HTML или вложения). При отправке в виде вложения в сообщении не будет основного текста, но оно отправляется в виде вложенного документа.

Нажмите кнопку Выполнить слияние и поместить в «Исходящие».

Почтовая рассылка

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

  • либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
  • либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
  • либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) . Поехали.

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая). » Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge) .

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters) , если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail) , если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document) .

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail) , то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Подготовка документов при массовых изменениях: Слияние шаблона Word и источника данных Excel

Недавно в одной организации наблюдала дикую картину 🙂

Компания переезжала в новое здание — из МО в Москву. Речь, соответственно, об изменении существенных условий трудового договора для всех сотрудников. По процедуре сотрудников нужно уведомить под роспись о предстоящем переезде, а затем заключить со всеми дополнительные соглашения к трудовым договорам. В организации работают около 1,5 тысяч человек, отдел кадров должен срочно подготовить документы.

Что же происходит дальше?
Начальник отдела кадров направляет запрос в отдел информационных технологий о доработке кадровой системы: нужно создать печатные формы — уведомление и дополнительное соглашение. ИТ отвечают, что подобная доработка будет стоить столько-то тысяч евро, а расходы в бюджет не заложены, и, кроме прочего, реализация возможна не ранее, чем через два месяца.

Посылая проклятия в адрес отдела ИТ, кадровики выходят на работу в выходные, бросив дома маленьких детей. Бессмертный трудовой подвиг: за двое суток создано 3000 документов! В шаблон вручную добавляли имя и паспортные данные каждого работника, и так 3000 раз!

Смогут ли они простить себе так бездарно потраченное время, когда узнают, что используя Слияние (Mail Merge) шаблона в Word с таблицей Excel, содержащей персональные данные, сделать это можно было минут за двадцать 🙂

ШАГ 1. Создаем шаблон документа в Word.

Красным выделены те данные которые будут изменяться: фамилия, имя, отчество, номер, дата трудового договора, должность, подразделение и окончания в словах уважаемый(-ая) и получил(-а) в зависимости от пола.

ШАГ 2. Создаем источник данных в Excel.

После того, как мы настроим Слияние, программа будет подставлять данные из источника в шаблон. Каждая строка — отдельный документ.

ШАГ 3. Возвращаемся к шаблону документа, который мы создали в Word. Нам предстоит работать со вкладкой «Рассылки», внимательно изучите ее.

Нажимаем кнопку «Выбрать получателей», выбираем вариант «Использовать существующий список» и открываем источник данных (файл Excel с информацией о сотрудниках).

В следующем окне выбираем лист файла, на котором содержатся нужные данные.

ШАГ 4. Ставим курсор в том месте текста шаблона, куда нужно вставить данные из источника, нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и выбираем нужное поле.

Вот так выглядит мой шаблон после того, как вставлены все поля слияния:

ШАГ 5. Создаем Правила, изменяющие окончания слов «уважаемый» и «получил» в зависимости от пола сотрудника.

Ставим курсор после перед окончанием слова. Нажимаем кнопку «Правила» и выбираем «IF. THEN. ELSE» в выпадающем списке.

Записываем правило: если пол женский — тогда . иначе .

ШАГ 6. Форматируем даты.

Если раньше вам уже приходилось использовать Рассылки (Слияние), вы наверняка сталкивались с тем, что даты, перенесенные из Excel, выглядят в Word совершенно не так, как нужно. Например, вместо 19.06.2012 вы, скорее всего, увидите 6/19/2012, вряд ли такой результат вас устроит.

Есть разные способы решить эту проблему, воспользуемся самым простым и удобным.

Нажмем сочетание клавиш Alt+F9, теперь мы можем видеть коды полей слияния.

Внутри кода поля Дата_договора перед закрывающей фигурной скобкой поставим обратную косую черту, а после нее ключ форматирования:
< MERGEFIELD "Дата_договора" @ «DD.MM.YYYY» >
@ — обозначение даты, «DD.MM.YYYY» — ключ формата даты вида 19.06.2012.
Вы можете использовать любой другой формат. Например, чтобы дата имела вид 19 июня 2012 г., используйте ключ @ «DD MMMM YYYY г.» .

Чтобы выйти из режима редактирования кодов, снова нажимаем Alt+F9.

ШАГ 7. Нажимаем кнопку «Просмотр результатов», чтобы проверить, что получилось.

ШАГ 8. Редактируем список сотрудников.

Нажав на кнопку «Изменить список получателей» можно исключить отдельные записи из списка, проверить, нет ли повторов, установить сортировку или фильтры.

Сортировке стоит уделить особое внимание, чтобы не пришлось тратить время на раскладывание документов после того, как они будут распечатаны. Удобнее всего использовать сортировку по фамилиям сотрудников или по названиям подразделений.

ШАГ 8. Завершаем слияние.

Нажимаем кнопку «Найти и объединить». Если выбрать вариант «Печать документов», документы будут сразу отправлены на принтер. Если же нужно перед печатью просмотреть документы и внести правки, выбираем «Изменить отдельные документы».

Будет сформирован отдельный файл Word с результатами слияния.

Готово! Наслаждаемся сэкономленным временем!

UPDATE в ответ на комментарий alexey_lao :
При помощи несложного макроса можно сохранить каждый документ как отдельный файл.
[ Подробнее. ]

Сохраняем наш шаблон как файл с расширением .docm (файл Word с поддержкой макросов).

Нажимаем сочетание клавиш Alt+F8 (вызов окна Макрос).

В открывшемся окне задаем «Имя» макроса (например, SaveFiles) и выбираем наш файл с шаблоном в выпадающем списке «Макросы из» (я предпочитаю создавать макросы непосредственно в файле, чтобы они работали и тогда, когда файл открыт на другом компьютере). Нажимаем кнопку «Создать».

В том месте, где мигает курсор, записываем код макроса:

Dim DocNum As Integer
For DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
With ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = True
With .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
End With
.Execute Pause:=False
End With
With ActiveDocument
.SaveAs FileName:=»C://Test/» & DocNum , FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Close
End With

Вместо C://Test/ укажите адрес папки, в которой вы хотите сохранить документы.
Закрываем окно редактора Visial Basic и возвращаемся в наш документ с шаблоном.

Снова нажимаем Alt+F8, выбираем макрос SaveFiles в списке и нажимаем кнопку «Выполнить».

Пока компьютер по очереди создает и сохраняет каждый документ, можно выпить чашку кофе с печенькой. Или пойти домой поспать, если документов больше, чем пара сотен 🙂

Читать еще:  Колонтитулы в word на определенных страницах
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector